Política de Privacidad

PREÁMBULO: Mil Herrajes S.A., dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012, a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y lo consignado en la Constitución Política (en adelante la normativa en el tratamiento de protección de datos personales) adopta la presente política respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales, en el desarrollo de su objeto social.

MEDIDAS PROVISIONAL. En el tratamiento de los datos personales, Mil Herrajes S.A., adecuará de manera permanente las bases de datos personales con el lleno de los requisitos que establece la ley, particularmente con la actualización de las autorizaciones de sus titulares. El uso de las mismas estará restringido estrictamente para los fines propios para los cuales se hayan recogido, de acuerdo con la manifestación clara y expresa del titular de los datos.

NATURALEZA DE LA PROTECCIÓN. Mil Herrajes S.A. Como responsable del tratamiento de datos, por medio de esta política, garantiza el cumplimiento de la protección de los datos personales recogidos en su base de datos.

OBJETO. Esta política tiene por objeto definir los parámetros bajo los cuales se da tratamiento y administración de todos los datos personales recogidos y almacenados dentro de la base de datos que posee Mil Herrajes S.A.

ÁMBITO DE APLICACIÓN. Esta política se aplica a todas las bases de datos y/o archivos en cada una sus dependencias de Mil Herrajes S.A., que contengan datos personales que sean objeto de trato y administración por parte de Mil Herrajes S.A. considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de datos personales.

PRINCIPIOS. En el tratamiento de datos personales que realiza Mil Herrajes S.A. se aplican todos los principios consagrados en el régimen general de protección de datos personales colombiano:

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener de MIL HERRAJES S.A. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la mencionada ley y la constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados.
Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de MIL HERRAJES S.A. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el titular podrá negarse a autorizar su tratamiento.

CONSULTA DE LA POLÍTICA. Mil Herrajes S.A. pone a disposición de los titulares de los datos personales esta política de tratamiento de datos, en su dirección de domicilio. Y demás medios idóneos de divulgación.

CATEGORÍA Y CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS. Además de la clasificación de datos que consagra la normativa Mil Herrajes S.A. en desarrollo del principio de autonomía privada y de acuerdo con los datos tratados, ha elaborado la siguiente clasificación de datos personales:

Datos personales de grupos de interés (clientes, proveedores y relaciones públicas).
Datos personales de trabajadores, trabajadores inactivos y trabajadores potenciales.
Datos personales de niños, niñas y adolescentes.
Datos sensibles de seguridad y salud en el trabajo.

DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES OBJETO DE TRATAMIENTO. MIL HERRAJES S.A. hace manifiesta su voluntad de protección de los derechos de los titulares de los derechos personales. En tal sentido y conforme a la normativa en el tratamiento de datos personales, señala los siguientes derechos en cabeza de dichos titulares, o por intermedio de su representante y/o apoderado o su causahabiente:

Derecho al Acceso: Acceder, conocer en forma gratuita los datos personales que sean objeto de tratamiento de acuerdo con lo dispuesto por la normativa en el tratamiento de datos personales. Así como actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales o los de su representado y/o apoderado o causahabiente de la base de datos de MIL HERRAJES S.A., una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
Derecho de actualización, rectificación y supresión: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá solicitar la actualización, rectificación y/o supresión de los datos personales objeto de tratamiento, de tal manera que se satisfagan los propósitos del tratamiento.
Derecho a solicitar prueba de la autorización: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá solicitar prueba de la autorización otorgada a MIL HERRAJES S.A. para el tratamiento de sus datos personales. Salvo en los eventos en los cuales, según las normas legales vigentes, no se requiera de la autorización para realizar el tratamiento.
Derecho a ser informado respecto del uso del dato personal: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, será informado por MIL HERRAJES S.A., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
Derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio: el titular, su representante y/o apoderado o causahabiente, podrá presentar, cuando sea el caso, ante la superintendencia de industria y comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la normativa vigente sobre el tratamiento de datos personales.
Derechos a revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato: en el caso en el que el tratamiento de los datos, no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

DEBERES DE MIL HERRAJES S.A.

MIL HERRAJES S.A. está obligada a cumplir los deberes que al respecto imponga la ley. En consecuencia se deben cumplir las siguientes obligaciones, cuando actúa como responsable:

Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente  política.
Procurar que los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad se cumplan en los términos establecidos en la presente política.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su  adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio:

Informarlelaseventualesviolacionesaloscódigosdeseguridadylaexistenciaderiesgos en la administración de la información de los titulares.

CumplirlasinstruccionesyrequerimientosqueimpartalaSuperintendenciadeIndustriay Comercio.

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO. Mil Herrajes S.A., NIT: 800004663-3, con domicilio en la Cra. 15 N. 32 - 30 en la ciudad de Bucaramanga (Santander), teléfonos: + 57- 7 6308381, es el responsable del tratamiento de los datos personales y la base de datos personales.

Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de dato personales por cuenta del responsable del tratamiento. En el caso de Mil Herrajes S.A., será encargado el trabajador o contratista ya sea persona natural o jurídica, a cuyo cargo se encuentre el tratamiento de base de datos especifica.

Para tal efecto, el área Administrativa y Contable de MIL HERRAJES S.A. será la responsable de atender las solicitudes que formule el titular del dato en ejercicio de los derechos contemplados en la presente política. Por lo cual, el titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su solicitud de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondedatos@milherrajes.com.co, Llamar a la línea telefónica de MIL HERRAJES S.A. en Bucaramanga, al teléfono (7) 6308381, o radicarla en la dirección de nuestra oficina ubicada en la Cra. 15 N. 32 - 30

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES. La autorización es el consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. Mil Herrajes S.A. solicitará con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, al titular del dato, su autorización libre, clara, previa, expresa, e informada, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, con el fin de efectuar la recolección y tratamiento del mismo, mediante cualquier medio idóneo, escrito u oral, que permita el almacenamiento para los efectos legales descritos en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013. Dicha autorización se solicitará por el tiempo que sea razonable y necesario para satisfacer las necesidades que dieron origen a la solicitud del dato.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE BASE DE DATOS. MIL HERRAJES S.A. pone todos los recursos humanos y tecnológicos necesarios para brindar seguridad y confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos personales que tiene en su poder. En todo caso verificará cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar el dato personal a las autoridades y en los casos pertinentes.

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. MIL HERRAJES S.A. para obtener la autorización de tratamiento de datos personales, utilizará diferentes medios que permitan de parte del titular su manifestación libre, clara, expresa e informada.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN. Los titulares puedan recovar en cualquier momento la autorización otorgada a MIL HERRAJES S.A. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión total o parcial de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Cuando la revocatoria sea total de relación con las finalidades autorizadas, MIL HERRAJES S.A. Cesa el tratamiento de los datos. Cuando sea de manera parcial en relación con cierto tipo de tratamientos, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual MIL HERRAJES S.A. continúa tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.

FINALIDAD CON LA QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS.

Los datos de los titulares con los cuales MIL HERRAJES S.A. tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, podría ser recolectados y tratados para los siguientes fines:

Realizar el envió de información relacionada con campañas, proyectos, advertencias, programas u operaciones, entre otros.
Desarrollar el objeto social de MIL HERRAJES S.A. conforme a sus estatutos sociales.
Cumplir con la normativa vigente en Colombia para las empresas de igual o similar  naturaleza a MIL HERRAJES S.A.
Cumplir con las obligaciones y con las normas aplicables a clientes, proveedores y  contratistas.
Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de  seguridad social.
Realizar encuesta relacionadas con los servicios y productos ofertados por MIL  HERRAJES S.A.
Cumplir todos sus compromisos contractuales.
Cumplir con las actividades de bienestar y reconocimientos de beneficios.

Por lo cual, dentro de estos fines, se encuentran las siguientes actividades:

Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.
Proveer los servicios y/o los productos requeridos por sus usuarios.
Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios en los mismos.
Evaluar la calidad del servicio.
Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS  y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por MIL HERRAJES S.A.. y/o por terceras personas.
Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.
Soportar procesos de auditoría interna o externa
Registrar la información de empleados (activos e inactivos y potenciales) en las bases de  datos de MIL HERRAJES S.A.
Suministrar, compartir, en viar o entregar, cuando sea expresamente necesario, sus datos personales a las empresas ubicadas en Colombia o cualquier otro país en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.

Respecto de la recolección de datos, éstos podrán ser tomados directamente en la dirección de domicilio de MIL HERRAJES S.A. y/o a través de los diversos medios que se tengan establecidos para ello.

Si un dato personal es proporcionado, dicha información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados y por tanto, MIL HERRAJES S.A. no procederá a vender, licenciar, transmitir, o divulgar la misma, salvo que:

- Exista autorización expresa para hacerlo.

- Sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados.

- Sea necesario con el fin de proveer nuestros servicios y/o productos.  - Sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de MIL HERRAJES S.A. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto.

- La información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión, u otro proceso de restructuración de la sociedad.

- Que sea requerido o permitido por la ley MIL HERRAJES S.A. podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios, MIL HERRAJES S.A. advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, se prohíbe el uso de la información para fines propios y se solicita que no se divulgue la información personal a otros.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN MIL HERRAJES S.A. almacena en archivo físico y/o repositorios electrónicos la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, de manera directa o atreves de terceros que sean contratados para el fin.

ACTUALIZACIÓN DE LA BASE DE DATOS: MIL HERRAJES S.A. actualiza de manera permanente su base de datos de conformidad con lo señalado en la normativa, en el tratamiento de datos personales y de acuerdo en lo establecido en la medida provisional de la presente política.

CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS PERSONALES. MIL HERRAJES S.A. entiende por categorías especiales de datos personales las siguientes:

DATOS SENSIBLES: son los que afectan la intimidad del titular o cuyo caso uso indebido puede generar su discriminación, tales como: aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, o que promuevan intereses de cualquier partido político, así como datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. El tratamiento de esos datos se realizará únicamente contando con la autorización explícita del titular de los mismos.
NIÑOS, NIÑAS Y ADOLECENTES: el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes se llevará a cabo por MIL HERRAJES S.A. siempre y cuando sea de naturaleza pública, se respeten sus derechos fundamentales y se recolecten de conformidad con la autorización dada por medio del formato diligenciado por el representante legal del niño, niña y adolecente, el cual se anexa a la presente política.
DATO PÚBLICO: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la constitución política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales.

AVISO DE PRIVACIDAD. En el evento en el que MIL HERRAJES S.A. no pueda poner a disposición del titular del dato personal la presente política de tratamiento de la información, publicará el aviso de privacidad que se adjunta al presente documento, cuyo texto conservará para consulta posterior por parte del titular del dato y/o de la Superintendencia de Industria y Comercio.

TRANSFERENCIA DE DATOS PARA EL TRATAMIENTO POR TERCEROS NACIONALES E INTERNACIONALES. MIL HERRAJES S.A. puedes transmitir o transferir de manera parcial o total de los datos personales a terceros en el país o en el exterior, en desarrollo de su objetivo social, para lo cual solicita autorización de su titular y garantizar el cumplimiento de los preceptos legales de Colombia.

PROCEDIMIENTOS: MIL HERRAJES S.A. en el tratamiento de datos personales, define los siguientes procedimientos, los cuales solo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, sus causahabiente o representante.

PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. Para el ejercicio de sus derechos, el titular o sus representantes suministran al menos la siguiente información:

Razón social (persona jurídica): __________________________ Nombres y apellidos (persona natural) ______________________ Identificación del titular (Nit. / cedula de ciudadanía): ________________________ Procedimiento que se desea realizar: corrección__________ actualización _______________ Eliminación____________ revocatoria____________ Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud:

______________________________________________________________________________ Documentos que corroboran la solicitud (opcional) Datos del titular: Dirección: ___________________________________ Teléfono: ____________________________________ Correo electrónico: ____________________________ Firma: ____________________________

PROCEDIMIENTOS PARA LA CONSULTA SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. MIL HERRAJES S.A. pone a disposición de los titulares de los datos el correo electrónico protecciondedatos@milherrajes.com.co para elevar sus consultas, así mismo recibe solicitudes en la oficina de correspondencia ubicada en la Cra 15 N. 32-30 en la ciudad de Bucaramanga (Santander), Teléfonos: + 57- 7 6308381. En la solicitud el titular indicará los datos señalados en PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

PROCEDIMIENTO PARA LA CORRECCIÓN, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DATOS PERSONALES. MIL HERRAJES S.A. en cumplimiento del régimen general de protección de datos personales de Colombia, procederá a corregir, actualizar, rectificar o suprimir los datos señalados en PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES La solicitud, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Parágrafo: No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El titular de los datos personales o su representante pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, remitiendo la solicitud a MIL HERRAJES S.A. conforme el PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

MIL HERRAJES S.A. elimina el dato dentro de quince (15) días siguiente a la solicitud, de lo contrario, el titular tendrá derecho a solicitar a la superintendencia de industria y comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

Parágrafo: No podrá concederse la revocatoria de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.

DATOS RECOLECTADOS ANTES DE LA EXPEDICIÓN DEL DECRETO 1377 DE 2013:

De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, MIL HERRAJES S.A. procederá a enviar por medio electrónico un dirigido a los titulares de datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de MIL HERRAJES S.A.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política rige a partir de la fecha de su publicación.

POLÍTICA DE PRIVACIDAD